Ik heb een plan! Waar begin ik en hoe betrek ik anderen daarbij?

Stel, je hebt een plan. Je wilt bijvoorbeeld een nieuwe garage bij je huis plaatsen, een festival organiseren of aan de slag met een speelterrein in de wijk. Of misschien heb je beroepsmatig een groter plan, zoals het bouwen van een appartementencomplex met zorgfunctie.

Werk je aan zo’n plan en heb je een vergunning nodig? Weet dan dat de gemeente Leudal het belangrijk vindt dat de omgeving goed en op tijd betrokken wordt bij dit plan. Dit wordt ook wel participatie genoemd. In onderstaande stappen krijg je tips hoe je als initiatiefnemer de omgeving kunt betrekken. De gemeente Leudal werkt bij haar eigen plannen ook met deze stappen die duidelijk uiteen zijn gezet in de handreiking.

Downloads

Bekijk de video

Waarom vinden we de omgevingsdialoog belangrijk?

  • Je buren horen graag van jou over je plannen
    Mensen die iets gaan merken van je plan vinden het over het algemeen prettig als je hen zelf informeert over het plan en vraagt hoe het voor hen is. Buren stellen het op prijs om van jou als initiatiefnemer over het plan te horen en het niet in de krant te hoeven lezen op het moment dat de vergunningaanvraag wordt gepubliceerd. Jij bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor een omgevingsdialoog. Wie precies de buren zijn, is niet in algemene zin te zeggen. Het gaat erom dat je je best doet om de mensen en organisaties die een mogelijk belang hebben bij je plan te betrekken.
  • Anderen kunnen meedenken met je plan
    Als je in gesprek gaat over je plan, kom je erachter wat je omgeving ervan vindt. En welke belangen, kansen en zorgen er zijn. Misschien kun je op basis hiervan je plan nog aanpassen. Hierdoor wordt je plan beter en heb je minder kans op klachten en bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: je buren voelen zich gehoord en jij kunt verder.
  • De gemeente wil een zorgvuldig besluit nemen
    Voor de gemeente Leudal is het belangrijk om zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de verschillende belangen die bij jouw plan spelen. Hierdoor kunnen wij een goede afweging maken en zorgvuldig en snel besluiten over je plan.

Hoe organiseer ik een omgevingsdialoog?

Hieronder beschrijven we hoe je in een paar stappen de omgevingsdialoog kunt organiseren. De contactpersoon van de gemeente Leudal die gekoppeld is aan jouw aanvraag, adviseert je hier graag verder over. Eventueel kan de contactpersoon je ook helpen met creatieve manieren voor het voeren van een goed gesprek. Het gesprek aangaan over jouw plan kun je doen op de manier die jou het beste lijkt. De vragen in het tekstblok ‘Gesprek goed gevoerd? in deze handreiking kun je als checklist gebruiken.

Breng in beeld wie er iets gaat merken van je plan 

Bij ieder plan is het belangrijk om voor jezelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouw je een nieuwe garage? Dan kan dat effect hebben op jouw aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. In andere gevallen, bijvoorbeeld als je je bedrijf wil gaan uitbreiden, gaan meer mensen iets merken van je plan, zoals de nabijgelegen bedrijven of de gebruikers van een gebied. Zorg dan dat alle eigenaren en/of gebruikers in de omgeving kunnen deelnemen aan het gesprek. Hoe groter de impact van je plan, hoe groter de kring direct betrokkenen. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie.

Bedenk waarover belanghebbenden kunnen meedenken

Voordat het gesprek plaatsvindt is het goed om te bepalen welke rol deelnemers hebben. Ga je een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan je buren. Wil je een buurtfeest organiseren, dan is het handig om je buren mee te laten beslissen over waar, wanneer en hoe. Participatie kan dus verschillende vormen hebben:

  • Mensen laten weten dat je een plan hebt;
  • Mensen laten meedenken over je plan;
  • Mensen laten meewerken aan jouw plan;
  • Mensen laten meebeslissen over jouw plan.

Door vooraf aan te geven welke rol belanghebbenden hebben en welke ruimte er in je plan zit om mee te denken of te werken, schep je duidelijkheid voor zowel jezelf als voor anderen.
 

Nodig de belanghebbenden uit

Je bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van de omgevingsdialoog.  Afhankelijk van de impact die je plan heeft op de omgeving, nodig je belanghebbenden tenminste twee weken voordat de bespreking plaatsvindt uit. Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie van jou als initiatiefnemer uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Het kan zijn dat er meerdere overlegmomenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van je plan.

Voer het gesprek, maak het makkelijk en duidelijk

Overleg het liefst met belanghebbenden op de locatie waar het plan straks komt. Werk ook met beelden. Het is makkelijker meedoen als je weet hoe het eruit ziet en op welke plek het komt. Leg aan de hand van de beelden uit wat je ideeën zijn. Geef ook aan waar je al rekening mee hebt gehouden als het gaat om je omgeving. De deelnemers krijgen vervolgens de kans om hierop te reageren. Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren, zorgen of ideeën boven tafel te krijgen. Achterhaal ook wat betrokkenen sámen belangrijk vinden. Geef aan of je wel of niet iets met de opmerkingen kan doen en waarom. Vaak ligt bijvoorbeeld het budget al vast, zijn er al eerdere besluiten genomen, of is er simpelweg regelgeving waar je rekening mee moet houden. Vraag vervolgens aan de deelnemers of ze wel of niet tevreden zijn met jouw reactie. Maak ook goede afspraken over het vervolg. Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van je plan.

Maak een verslag van elk gesprek

Het is belangrijk om als initiatiefnemer een verslag te maken. Vermeld daarin in elk geval:

  • waar en wanneer het gesprek heeft plaatsgevonden;
  • wie je daarvoor hebt uitgenodigd;
  • wie er aanwezig waren als eigenaar/gebruiker van welk object;
  • wie zich hebben afgemeld;
  • een samenvatting van wat je als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht en wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek. Geef daarbij een inschatting of er sprake is van groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor je plan;
  • afspraken die je hebt gemaakt.

Stuur het verslag naar de deelnemers van het gesprek

Als je je plan naar aanleiding van het gesprek wilt bijstellen, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als je ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, beschrijf dan waarom je daarvoor kiest. Stuur het verslag naar alle deelnemers.

Dien je vergunningaanvraag in met het gespreksverslag

Als het gesprek met belanghebbenden goed is afgerond, is het tijd om een aanvraag voor een omgevingsvergunning in te dienen. Voeg bij je aanvraag de gespreksverslagen en een samenvatting ervan toe. Samen met de overige gegevens heeft de gemeente dit verslag nodig om te komen tot een weloverwogen besluit.

Hoe beoordeelt de gemeente de omgevingsdialoog?

Wanneer je een omgevingsvergunning aanvraagt weegt de gemeente ook de participatie mee, rekening houdend met de omvang van je initiatief. De gemeente kijkt naar wie je betrokken hebt, hoe je hen betrokken hebt en wat je gedaan hebt met de resultaten van het gesprek.

De gemeente neemt een beslissing op je aanvraag en weegt daarin, naast participatie, allerlei zaken af. Als je het gesprek hebt gevoerd en je kan dat aan de gemeente laten zien, dan kan je dat helpen bij het krijgen van een vergunning. Goede participatie helpt maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Ook blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid voor bezwaar en beroep gewoon bestaan. Maar, zoals al eerder aangegeven, door het voeren van een goed gesprek met je omgeving, kun je je plan beter maken en is er meer kans op draagvlak.

Advies nodig?

Zeker bij grote initiatieven is het verstandig om vroegtijdig contact op te nemen met de gemeente. Bij de contactpersoon die gekoppeld is aan jouw aanvraag kun je terecht met al je vragen over participatie en het betrekken van de omgeving. Maar ook bij kleinere initiatieven kan de gemeente je helpen, dan is vaak het invullen van het formulier ‘burendialoog’ meer dan voldoende.

Uiteindelijk gaat het erom dat je als initiatiefnemer, belanghebbenden en gemeente goed met elkaar in gesprek blijft en elkaar goed uitlegt waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. Zo kunnen we blijven samenwerken en samen zoeken naar de beste oplossing voor de gemeenschappen in Leudal.

Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met de afdeling Ruimte (0475) 85 90 00.